Coordonnateur De La Construction / Construction Coordinator

  • FirstOnSite Restoration
  • Dorval, QC, Canada
  • Nov 04, 2019
Full time Construction

Job Description

Le bureau de Dorval de Restauration PremièreAction est présentement à la recherche d’un coordonnateur de la construction.


Résumé du poste :

Le coordonnateur de la construction gère le cycle de vie des dossiers des travaux, depuis le début jusqu’à la réception du paiement. La personne sera responsable des multiples dossiers à tout moment donné. Elle assumera également la responsabilité de la qualité de chaque dossier en termes de précision et de l’état complet de la documentation en plus de s’assurer que les échéanciers soient respectés. Le coordonnateur de la construction, qui travaille avec les équipes de la succursale concernée et les équipes de l’entreprise, s’assure que les dossiers sont mis à jour et documentés, et que tous les indicateurs de rendement clés (IRC) soient atteints. La personne contribuera à la réalisation finale opportune du projet au moyen de l’application efficace et compétente de ClaimTrak, Xactimate, Xactanalysis et des applications logicielles Microsoft Office.  

Responsabilités :

  • Examiner les projets pour s’assurer que les normes du client et de PremièreAction ainsi que les IRC soient satisfaits.
  • S’assurer que toutes les tâches et le classement de la documentation soient effectuées en faisant le suivi auprès des chargés de projet, chefs de la construction et autres intervenants, tel que requis, ou du directeur du bureau/chargé de la gestion des dossiers.
  • S’assurer que toute la facturation soit complétée en conformité avec les normes de PremièreAction, afin d’atteindre les objectifs hebdomadaires de la facturation.
  • Signaler et fournir des plans d’action quant aux problèmes et préoccupations de la gestion des fichiers au chargé de la gestion des dossiers et au directeur de la succursale.
  • Collaborer quotidiennement avec les chargés de projet et les chargés de la construction, afin d’assurer une réalisation du projet sans problème.
  • Entreprendre la gestion des dossiers en conformité avec les procédés nationaux de gestion des dossiers, les pratiques et les instructions tels qu’établis par l’équipe nationale de facturation et de gestion des dossiers.
  • Porter une excellente attention aux détails dans le but d’effectuer la saisie, le repérage et les mises à jour des données (Xactimate, XactAnalysis, ClaimTrak).
  • Solides compétences en analyse critique afin de produire l’établissement des coûts précis, la rentabilité, la précision de la facturation et l’application des normes du client.
  • Recevoir, filtrer, consigner et acheminer la correspondance, en y joignant les informations de base nécessaires et maintenant un système de suivi pour les mesures et actions à prendre ainsi que les échéanciers. 

Qualifications et compétences

  • Compétences informatiques intermédiaires/avancées : ClaimTrak, Word, Excel, Outlook, Xactimate et XactAnalysis et maintenir les compétences à jour.
  • Compétences en dactylographie : 50 mots minute minimum.
  • Excellentes compétences en négociation.
  • Personne motivée et qui aime être autonome.
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler sous pression et selon des délais très serrés.
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais, avec une bonne connaissance des termes de la construction.
  • Excellentes compétences en administration et en tenue des dossiers.
  • Compétences de base en comptabilité / mathématiques commerciales de base.

 Études et expérience

  • Expérience minimale de 3 à 5 ans dans un environnement de bureau.
  • Une expérience dans le domaine de la construction et(ou) de la restauration par les assurances représente un atout.
  • Un diplôme collégial ou un certificat; ou une combinaison de cours de formation pertinents dans des domaines connexes et une expérience pertinente pourraient être acceptables au lieu des exigences académiques.

Avez-vous ce qu’il faut pour faire partie de l’équipe de PremièreAction? Nous recherchons les qualités suivantes chez les membres de notre équipe :

  • Fiable et ponctuel
  • Axé sur le service à la clientèle
  • Productif
  • Motivé à produire du travail de grande qualité
  • Personne organisée et maintient la planification en cours à jour

 

Pourquoi choisir de faire partie de l’équipe de Première Action?

  • Régime exceptionnel de soins de santé complémentaires, y compris les soins médicaux, dentaires et de la vue
  • Programme d’assistance aux employés
  • Aide aux études, perfectionnement professionnel et possibilités de promotion à l’interne
  • Possibilité de carrières à l’échelle nationale
  • Option de voyager et d’apporter son aide lors de projets d’envergure d’un bout à l’autre du pays

 

Le masculin est utilisé afin d'alléger le texte et comprend le féminin lorsque le contexte l'indique.

 

 

FirstOnSite Restoration has an opportunity for a Construction Coordinator in our Dorval branch.


Position Summary:

The Construction Coordinator manages the life cycle of job files from initiation through to receipt of payment.  They will be responsible for multiple files at any given time. They are responsible for the quality of each file in terms of accuracy and completeness of documentation combined with making sure that timelines are met.  Working together with local branch and corporate teams, Construction Coordinator ensure that files are updated, documented and all key performance indicators (KPI’s) are achieved.  They will contribute to timely project completion through effective and knowledgeable application of the ClaimTrak, Xactimate, Xactanalysis, and Microsoft Office software applications.  

Responsibilities:

  • Reviews projects to make sure that Customer and FirstOnSite Standards and KPI’s are being met. 
  • Ensures all tasks and filing of documentation are completed by following up with the Project Managers, Construction Managers and other stakeholders as required or to Office Manager/File Management Lead. 
  • Ensures that all invoicing is completed in compliance with the FirstOnSite Standards to achieve weekly billing goals
  • Reports and provides action plans with respect to file management issues and concerns to the File Management Lead and Branch Manager.
  • Collaborates with Project Managers and Construction Managers daily to ensure smooth project delivery
  • Undertakes file management in accordance with national file management processes, practices and guidance as established by the national File Management and Invoicing Team.
  • Excellent attention to detail to complete data entry, tracking and updates (Xactimate, XactAnalysis, ClaimTrak).
  • Strong critical analysis skills to deliver accurate job costing, profitability, invoice accuracy, and application of customer standards.  
  • Receives, screens, logs and routes correspondence, attaching necessary background information and maintain follow-up system for action and deadlines. 

Qualifications & Skills

  • Intermediate/Advanced Computer Skills:  ClaimTrak, Word, Excel, Outlook, Xactimate and XactAnalysis and keep skills updated.
  • Typing skills min. 50WPM.
  • Excellent negotiation skills
  • Self-motivated and enjoys autonomy.
  • Ability to multi task and work under pressure and tight scheduling
  • Strong verbal and written communications skills in French and English with good knowledge of construction terms.
  • Strong administration and record keeping skills.
  • Basic accounting / business math skills.

 Education & Experience

  • Minimum 3-5 years’ experience in an office environment.
  • Experience in the construction and/ or insurance restoration industry an asset.
  • College Diploma or certification; or combination of relevant training courses in related fields and relevant experience may be acceptable in lieu of the academic requirements.

Do you have what it takes to be part of the FirstOnSite team? We look for the following qualities in our team members:

  • Dependable and punctual
  • Customer Service Focused
  • Productive
  • Driven to produce high quality work
  • Organized and keep current planning up to date

Why choose to be part of the FirstOnSite team?

  • Exceptional extended health plan including medical, dental and vision.
  • Employee Assistance Program
  • Educational assistance, professional development, and internal growth opportunities
  • Opportunity for national career movement
  • Option to travel and assist with large coast to coast projects